Niejednokrotnie w trakcie pracy z Excelem występuje potrzeba ograniczenia wartości, które może wpisać użytkownik w dane pole. Najlepszym rozwiązaniem jest wtedy stworzenie możliwości wybrania tych wartości z listy. Rozwiązanie takie pozwala również ograniczyć możliwość wystąpienia błędów w dalszej części Excela ponieważ użytkownik nie ma możliwości wpisania niepoprawnej wartości.

Na szczęście Excel pozwala na zrobienie czegoś takiego w bardzo łatwy sposób. W tym celu należy użyć "Sprawdzania poprawności danych". Funkcja ta powala na stworzenie listy rozwijanej w komórce Excela, z której to użytkownik będzie mógł wybrać interesujące go wartości. Aby stworzyć taką listę należy wykonać pięć prostych czynności.

1. Wybrać komórkę w której ma znajdować się lista rozwijana

2. Przejść na zakładkę "Dane" i wybrać na niej "Poprawność danych". W tym momencie otworzy się okno "Sprawdzanie poprawności danych".

3. W "Kryteriach poprawności" należy w polu "Dozwolone" wybrać wartość "Lista".

4. Następnie należy podać wartości, które będą wyświetlane na liście. Można to zrobić na 3 sposoby:

a. Podając zakres komórek, w którym znajdują się wartości mające pojawić się na liście - tak jak na rysunku: =A1:A3

b. Podając nazwany zakres komórek: =Lista_wartosci

c. Wpisując bezpośrednio wartości, oddzielone od siebie za pomocą średnika i bez znaku: = Wartość 1; Wartość2; Wartość3

5. Ostatnim krokiem jest zaakceptowanie wprowadzonych wartości. I jeśli istnieje potrzeba ograniczenia możliwości wpisywania wartości w innych komórkach to wystarczy skopiować tak przygotowaną komórkę do innych.  Od tego momentu użytkownik może wpisać w to pole jedynie wartości z podanej listy.