Formatowanie warunkowe jest jedną z bardziej przydatnych funkcji w Excelu. Początkujący użytkownicy na początku nie doceniają tej funkcjonalności. Doświadczony użytkownik, bardzo często nie może się bez niej obejść. Dzięki niej można zaznaczyć najbardziej interesujące nas dane. Z tego powodu funkcjonalność ta została bardzo znacznie rozbudowana w wersji 2007 Excela w stosunku do wersji 2003.

W wersji 2003 istniał limit możliwych warunków w formatowaniu warunkowym. Wynosił on 3. Oznaczało to, że nasza komórka reagowała na 3 stany zmieniając formatowania. Ograniczenie to jest bardzo kłopotliwe jeśli chodzi o bardziej skomplikowane arkusze. Ale z tym problemem bardzo łatwo można sobie poradzić i doprowadzić do sytuacji, że ograniczać nas będzie tylko nasza wyobraźnia. W tym celu należy skorzystać z opcji makr Excela.

Załóżmy, że chcemy aby Excel zmieniał tło komórek A1:A5 w zależności od wpisanej wartości. Krokiem niech będzie dziesięć. W tym celu musimy wykorzystać funkcję:

1

Worksheet_Change(ByVal Target As Range)

Uruchamiana jest ona zawsze gdy w arkuszu wystąpią jakiekolwiek zmiany. Następnie w tej funkcji należy sprawdzić, czy zmiana zaszła w interesującej nas komórce. Potem wystarczy już sprawdzić, czy wartość w danej komórce odpowiada zadanemu warunkowi i jeśli tak to odpowiednio ją sformatować. Kroki te realizuje następująca funkcja:

1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17

Private Sub Worksheet_Change(ByVal Target As Range)
	If Not Intersect(Target, Range("A1:A5")) Is Nothing Then
		Select Case Target
			Case 1 To 10
				Target.Interior.ColorIndex = 1
			Case 11 To 20
				Target.Interior.ColorIndex = 2
			Case 21 To 30
				Target.Interior.ColorIndex = 3
			Case 31 To 40
				Target.Interior.ColorIndex = 4
			Case 41 To 50
				Target.Interior.ColorIndex = 5
			Case Else
		End Select
	End If
End Sub

Wynik jej działania przedstawia poniższy rysunek.

Ponieważ rozwiązanie to ma przedstawić generalną ideę problemu występuje tu pewna niedogodność. Zadziała ono tylko w sytuacji, gdy wartości w komórkach będą wpisywane pojedynczo. Natomiast w sytuacji, gdy chcemy przekleić obszar składający się z więcej niż jednej komórki wystąpi błąd. Aby temu zapobiec należy sprawdzić, czy obszar zmieniany zawiera więcej niż jedną komórkę i potem każdą z tych komórek obrabiać osobno.